Tipps für professionelles Active Sourcing
Active Sourcing, also die eigenständige, proaktive Suche, Ansprache und Rekrutierung geeigneter Kandidaten, ist keine neue Erfindung. Personaler gehen seit eh und je auf Hochschulabsolventen mit herausragenden Leistungen aktiv zu, jeder Stand auf Jobmessen versucht aktiv Bewerber für sich zu gewinnen und Führungspersonen werden vor allem durch Headhunter rekrutiert. Heute gibt es für das Aufspüren von Spezialisten jeder Karrierestufe deutlich mehr Möglichkeiten. Vergleicht man professionell betriebenes Active Sourcing mit anderen Recruiting Maßnahmen, so ist Ersteres sehr effektiv, kostengünstiger und zielgerichtet.
5 Vorteile von Active Sourcing
+ die Zeit zwischen Stellenausschreibung und –besetzung (Time-to-Hire) kann deutlich reduziert werden
+ auf personelle Engpässe kann schnell reagiert werden
+ ausgebildete Personaler können die Vorauswahl der Kandidaten treffen
+ Bindung von Talenten, die sich von alleine vielleicht nie beworben hätten
+ eine frühe Bindung des Kandidaten an das Unternehmen reduziert die Wahrscheinlichkeit für eine Fehlbesetzung
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Talentpool Software Demo vereinbaren Anforderungskatalog Recruiting (PDF)Herausforderungen im Active Sourcing meistern
Trotz vieler Vorteile bringt Active Sourcing auch einige Herausforderungen mit sich. Ein höherer Personalaufwand, die mögliche Nichtreaktion von passiven Kandidaten oder der zeitliche Aufwand ohne einen klaren Plan sind einige der potenziellen Stolpersteine. Zudem können allgemeine und unpersönliche Anschreiben unprofessionell wirken. Schulungen und Trainings, die notwendig sind, um das Personal auf den neuesten Stand zu bringen, kosten ebenfalls Zeit und Geld. Ein strategischer Ansatz und eine sorgfältige Planung helfen jedoch, diese Herausforderungen zu überwinden.
Active Sourcing in fünf Schritten umsetzen
Für ein effektives Active Sourcing sind fünf wesentliche Schritte zu beachten. Zunächst sollte das Kandidatenprofil klar definiert werden, um gezielt nach geeigneten Talenten suchen zu können. Anschließend gilt es, die passenden Kanäle auszuwählen und die Bewerberansprache individuell festzulegen. Eine sorgfältige Planung der Suchstrategie ist essenziell, um schließlich die Kandidaten erfolgreich zu finden und anzusprechen.
- Kandidatenprofil festlegen
- Kanäle auswählen
- Bewerberansprache festlegen
- Suche planen
- Kandidaten finden und ansprechen
Die folgenden Abschnitte führen diese Schritte in drei Phasen aus: Planung, Kandidatensuche und Auswahl.
Planung des Active Sourcing
Entscheidungen treffen und eine Active-Sourcing-Strategie entwickeln
A Anlass und Ziele definieren
Bevor Active Sourcing als Rekrutingmethode eingesetzt wird, sollte klar sein, was sich das Unternehmen davon verspricht. Der Anlass, sich für diese Rekrutingmethode zu entscheiden kann global oder spezifisch sein:
globaler Anlass: Geburtenrückgang, Fachkräftemangel, Globalisierung, Digitalisierung, wirtschaftliche Lage, etc.
spezifischer Anlass: akut oder zukünftig freie Stelle, Fluktuation, Personalaufbau, etc.
B Erwartungen kennen
Der Anlass impliziert die gewünschten Effekte durch Active Sourcing. Eine proaktive Stellenbesetzung ermöglicht eine aktive Personalplanung und die Vorbeugung personeller Engpässe. Eine gelungene unternehmensseitige Kontaktaufnahme mit einem Bewerber erhöht die Attraktivität und die Bindung an das Unternehmen, bevor sich das Talent selbst beworben hat.
C Erfolgsmaße/Kennzahlen
Time-to-Hire: Dauer zwischen freier Vakanz und Stellenbesetzung. Die Durchschnittliche Time-to-Hire dauert 56,5 Tage.
Aufwand: Anzahl angesprochener Kandidaten pro Besetzung. Durchschnittlich müssen für 1 Stellenbesetzung 24 geeignete Kandidaten angesprochen werden. Dabei gibt es je nach Branche große Unterschiede (IT: 43, Automotive: 14, Handel: 6).
D Verantwortliche in der Planungsphase
Fachbereich, HR/Personalabteilung, Recruiter/Sourcer
Kandidatensuche des Active Sourcing
Zielgruppen bestimmen
Die Masse aller potenzieller Kandidaten kann in aktive und passive Kandidaten geteilt werden. Aktive Kandidaten zeichnen sich dadurch aus, dass sie gut erreichbar sind und sich schnell zurückmelden. Der Markt der Passiven ist schwieriger zu erreichen, da diese Kandidaten nur unterschwellig auf der Suche nach Veränderung aber nicht aktiv auf Jobsuche sind. Active Sourcing spricht beide Märkte an.
Geeignete Kanäle für geeignete Kandidaten nutzen
Geeignete Kandidaten sind je nach Branche und Karrierelevel auf unterschiedlichen Plattformen auffindbar. Vor- und Nachteile zur Verfügung stehender Kanäle werden im Folgenden dargestellt.
Verantwortliche in der Phase der Kandidatensuche
Rekruter/Sourcer
Soziale Netzwerke
Soziale Netzwerke haben nicht unbedingt einen karrierebezogenen Fokus. Es mangelt häufig an Suchoptionen, die den Bedürfnissen des Active Sourcing entsprechen. Facebook wird von vielen nicht für Karriere- sondern Freizeitzwecke genutzt. Eine Direktansprache ist nicht unbedingt erwünscht. Die Suche in Fachforen ist eine Methode, um auch hier an Spezialisten unterschiedlichster Fachbereiche zu gelangen.
Eigene Social Media Kanäle spielen eine wichtige Rolle bei der Personalgewinnung. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Arbeitgebermarke zu präsentieren und direkt mit potenziellen Kandidaten zu kommunizieren. Durch die Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten, Einblicken in die Unternehmenskultur und offenen Stellenangeboten können Firmen gezielt auf sich aufmerksam machen. Plattformen wie TikTok, Instagram und Facebook werden häufig genutzt, um jüngere Zielgruppen anzusprechen, während LinkedIn und Xing ideal für die Ansprache von Fach- und Führungskräften sind.
Karriere-Netzwerke
In Karriere-Netzwerken ist ein solider Querschnitt aller Branchen vertreten. Vorrangig werden sie für professionelles Networking genutzt. Auf den ersten Blick sind Business-Netzwerke praktische Plattformen für schnelle und simple Kontaktaufnahme, denn die Profile halten Personendaten und karriererelevante Informationen bereit. Darin liegt allerdings auch das Problem – jeder ist imstande hierüber zu rekrutieren. Darunter leidet die Qualität der Ergebnisse. Wenn die zahlreichen, leicht zugänglichen, individuellen Information einer Person jedoch auch genutzt werden, um in der Ansprache echtes Interesse zu wecken, dann entsteht ein Unterschied und erfolgsversprechendes Sourcing, auch Profile Mining genannt.
Lebenslaufdatenbanken
Lebenslaufdatenbanken (z.B. Monster, Stepstone, Absolventa) eigenen sich besonders für die Rekrutierung von Berufseinsteigern, Absolventen, Trainiees, etc. CV-Datenbanken liefern Unternehmen integrierte Employee Branding und Rekrutinglösungen. So können Firmenprofile attraktiv gestaltet sein und für das Unternehmen werben (z.B. durch Testimonials von Mitarbeitern). Die ersten Informationen werden für den Kandidaten schneller ersichtlich, als bei einer eigenständigen Internetrecherche. Die Antwortzeit kann dadurch verkürzt werden.
Recruiting-Software
Wenn ein Großteil Ihrer Mitarbeiter aktiv rekrutiert werden soll, bieten sich verschiedene Active Sourcing Softwares an. Diese sind auf die speziellen Anforderungen von Rekrutern/Sourcern ausgelegt. Sie vereinen nützliche Funktionen: Kandidatenprofile, Kontaktmöglichkeiten, Merkfunktionen, interne Datenexporte (z. B. Lebensläufe). So können auch Kandidaten auf dem Radar bleiben, für die noch keine passende Stelle besteht bzw. die noch nicht fertig ausgebildet sind.
Fazit: Von der Masse abheben
Erfolgreiches Active Sourcing...
...verlangt Organisationsgeschick, Kommunikationstalent und eine ausgeklügelte Strategie. Nur etwa 18 % der Unternehmen in Deutschland haben einen standardisierten Prozess für die Kontaktaufnahme im Active Sourcing etabliert. Abseits der reinen Suche auf mittlerweile überlaufenen Karriereseiten versprechen die kombinierte Nutzung vieler Kanäle (z. B. Ergänzung von Lebensläufen durch Profildaten) und eine gezielte, personalisierte Ansprache den größten Erfolg.
Auswahl geeigneter Kandidaten im Active Sourcing Prozess
Positive und negative Kandidaten binden
Auf Rückmeldung warten
Etwa sieben Tage dürfen vergehen, bis der kontaktierte Kandidat reagiert. Danach kann einmalig eine Erinnerung versandt werden. Eine gute Responsequote liegt bei ca. 50 %.
Erfolgreich aktiv rekrutierte Kandidaten einladen
Zeigen Kandidaten Interesse, kann ein weiterer Dialog für offene Fragen gestartet werden. Sind alle Fragen geklärt, sollte eine Einladung zum Vorstellungsgespräch folgen. Kommt es in diesem Zuge nicht zur Einstellung, kann der Kandidat in einer Sourcingkartei gehalten werden. Wenn das Unternehmen einen positiven Eindruck beim Kandidaten hinterlassen hat, wartet vielleicht zukünftig eine passende Stelle.
Verantwortliche
Recruiter, Fachbereich, Personalabteilung/HR
Talent Pools langfristig pflegen
Ein wichtiger Aspekt des Active Sourcing ist das Talent Relationship Management. Es geht darum, langfristige Beziehungen zu talentierten Personen aufzubauen und einen sogenannten Talent Pool zu pflegen. Solche Talent Pools beinhalten potenzielle Kandidaten, die für zukünftige Positionen in Betracht gezogen werden können. Der Aufbau dieses Pools kann durch Mitarbeiterempfehlungen, Kontakte zu ehemaligen Mitarbeitern oder vorhandene Bewerberdaten erfolgen. Diese systematische Pflege von Kontakten erleichtert es Unternehmen, bei Bedarf schnell auf qualifizierte Talente zugreifen zu können. Mögliche Informationsquellen für diesen Talentpool sind:
- Persönliche Netzwerke der Mitarbeiter
- Netzwerke ehemaliger Mitarbeiter
- Vorhandene Bewerberdaten
Diese Netzwerke bieten eine Fülle von Möglichkeiten, um Talente zu identifizieren und für künftige Positionen im Unternehmen zu gewinnen.
