Die Digitale Personalakte zeigt alle Mitarbeiterdaten auf einen Blick
Abhängig von den Berechtigungen können Beschäftigte, Führungskräfte oder HR die Daten in der digitalen Personalakte sehen, editieren oder Änderungen genehmigen. So werden administrative Aufgaben delegiert und Prozesse beschleunigt.
Alle wichtigen HR Kennzahlen auf einen Blick in Echtzeit
Durch die integrierte Datenbasis sind HR Kennzahlen und Statistiken in Echtzeit abrufbar und nach Teams, Zeiträumen oder Jobrollen filterbar. Beliebte Kennzahlen sind:
- Mitarbeiterzahl
- Altersstruktur
- Vergütung
- Krankheitstage
- Fluktuation
Organigramm und Mitarbeiterverzeichnis erleichtern die Suche
Alle Beschäftigten sind in einem tabellarischen Verzeichnis aufgeführt und können dort bearbeitet werden. Zusätzlich wird die Organisation mit Teams, Abteilungen und Geschäftsbereichen in einem Organigramm dargestellt. Auch die Abbildung von Doppelspitzen oder Projektteams ist möglich.
Digitale Personalakte: Funktionen im Überblick
Datenintegration
Übersichtlichkeit durch automatisierte Integration von Daten aus beliebigen Quellen.
Echtzeit-Analyse
Reports und KPI‘s stehen durch die stetige Aktualisierung der Daten stets zur Verfügung
Historie
Entwicklungen und Trends über eine Zeitspanne visualisieren.
Aufgabenmanagement
Erleichterte Aufgabenplanung und -management über Erinnerungsfunktion
Mehrsprachigkeit
Die Sprachauswahl ermöglicht reibungslose Prozesse.
Mobilfähigkeit
Informationen abrufen und Aufgaben bearbeiten von jedem Gerät.
Online Dokumentenverwaltung
Der Zugriff auf das System ermöglicht die Vermeidung redundater Daten
Erinnerungsfunktion
Erinnerungen an Events, Geburtstage, Jubiläen, geplante Abwesenheiten, Ein- und Austritte etc.
Self-Service
Online Zugriff auf eigene Daten, Anträge, Bescheinigungen und weitere Funktionen.
Zugriffsrechteregelung
Ein bedienungsfreundliches Berechtigungssystem sorgt für Datenschutz und Anwenderfreundlichkeit.
Organigramm Export
Echtzeitdaten exportieren und die Organisationsstruktur visualisieren.
Mailings auf Knopfdruck
Individualisierte Mailvorlagen erstellen, verwalten und versenden.
Telefonbuchfunktion
Relevante Personen sowie Details über das Unternehmen leicht finden und organisieren.
Das Wichtigste zur digitalen Personalakte im Überblick
- Die Digitalisierung von Personalakten bietet Unternehmen durch ihre zentralisierte Ablage wesentliche Vorteile in der Effizienz und im Zugriff auf wichtige Informationen.
- Durch digitale Personalakten wird ein zeitgemäßer und effizienter Service innerhalb des Unternehmens gewährleistet - Sie erleichtern die Verwaltung von Dokumenten und Daten, wodurch HR-Prozesse optimiert werden können.
- Zu den zahlreichen Vorteilen einer elektronischen Personalakte zählen unter anderem eine verbesserte Übersichtlichkeit und einfachere Handhabung. Dies ermöglicht eine schnellere und gezieltere Bearbeitung von HR-bezogenen Anfragen und kann zu einer Zeitersparnis und Kostenreduktion führen.
- Eine zuverlässige Software für Personalmanagement gewährleistet den Datenschutz und schützt sensible Informationen zuverlässig. Außerdem lässt sich ein professionelles System zur Verwaltung von Personalakten individuell an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.
Halten wir unser Versprechen?
Das sagen unsere Kunden...
„Für ADKL stehen die Themen Digitalisierung und zukunftsgerichtete Beratung oben auf der Agenda. Natürlich spielen dabei auch alle HR Prozesse eine besondere Rolle. Mit HRpuls haben wir eine perfekte Lösung gefunden, um den administrativen Aufwand für Teammitglieder, Führungskräfte und HR zu reduzieren und zu vereinfachen. Gleichzeitig haben wir einen viel besseren Überblick über Stamm- und Lohndaten, urlaubs- oder krankheitsbedingte Abwesenheiten oder die Weiterentwicklung unserer Teams. Alle nutzen die Software wirklich gerne, weil sie selbsterklärend und einfach zu bedienen ist.“
"Unser Unternehmen befindet sich im Wandel – so ist auch die Digitalisierung eines unserer Fokusthemen. Wir haben uns für HR Puls entschieden, da die Software uns die Möglichkeit bietet, sich an unsere Prozesse anzupassen und nicht anders herum, durch eine intuitive Bedienung überzeugt und wir unsere Prozesse noch effizienter abwickeln können. Das Feedback von Führungskräften, Personalern und Mitarbeitern ist nach der Einführung von HRpuls durchweg positiv. Wir können HRpuls guten Gewissens weiterempfehlen"
Personalverwaltung: Aufgaben durch Software effizient managen (digitale Personalakte)
Personalverwaltung wird noch vielerorts mit administrativer Tätigkeit assoziiert:
- Repetitive Aufgaben
- Papiergebundene Bearbeitung
- Viele manuelle Schritte
- Unterschiedliche Verwaltungssysteme
- Daten müssen an verschiedenen Orten mehrfach gepflegt werden
- Nur einfache Bearbeitung möglich
Stellen Sie sich vor, Sie könnten Personal durch HR-, Mitarbeiter- und Führungskräfte Self-Service managen:
- Ein System für alle Verwaltungsprozesse
- Self-Service für Mitarbeiter, Führungskräfte und Dritte (Lohnabrechnung, Personalentwicklung, Juristen, etc.)
- Steuerung des Workflows durch Aufgabenmanagement und automatisierte Erinnerungen
- Echtzeitangaben von Statistiken und KPI's
- Einsehen von Unterlagen zu jeder Zeit, von jedem Ort
- Datenschutz durch sichere Server und Berechtigungssysteme
- Mitarbeiter mit bestimmten Merkmalen einfach identifizieren
Darauf sollte man bei der Einführung einer Software zur Personalverwaltung achten
Die Digitalisierung der Personalakte durch Software lohnt sich auf lange Sicht. Doch ein paar Tücken kann es geben, die am Ende viel Zeit und Geld kosten können. Beim Umstieg von Papierakte und Verwaltung mit Excel und anderen verschiedenen Systemen, sollten also ein paar wichtige Punkte beachtet werden. So gelingt es auch die Nutzer, wie zum Beispiel HR, Mitarbeiter, Führungskräfte oder externe Dienstleister frühzeitig von den Vorteilen zu überzeugen.
Den Funktionen einer Personalverwaltungssoftware sind keine Grenzen gesetzt
Personalverwaltung kann mehr bedeuten, als Datenverwaltung und Lohnabrechnung. Funktionen, die Prozesse automatisieren, den Workflow des Unternehmens abbilden und verbessern, Transparenz fördern und Daten sicherer machen können in einer Personalverwaltungssoftware intelligent verknüpft werden. So erhält jeder User relevante Informationen auf einen Blick.
Zeitintensive, bürokratische Aufgaben werden von der Software übernommen. Der Antrag auf Home-Office kann ganz einfach durch Login durch den Mitarbeiter eingegeben werden und durch einen Klick in die Checkbox durch die Führungskraft genehmigt werden. Die Kollegen sehen in der Kalenderansicht des Teams automatisch, wann der besagte Mitarbeiter seinen Home-Office-Tag hat. So sparen alle viel Zeit.